Eenvoudig naar HAMMOCK overstappen

Onze White Glove overstapservice

Overstappen naar een andere applicatie is een grote stap. Als kantoor gebeurt dit vaak maar eens in de 10 jaar.
Daarom hebben wij het overstappen naar HAMMOCK, net als het gebruik zelf, zo makkelijk mogelijk gemaakt.

Wij hebben hiervoor een zeer gedetaillieerd stappenplan waarin wij de verantwoordelijkheid nemen en zoveel als mogelijk uitvoeren. 
En wat door uw kantoor, uw IT_dienstverlener of accountant moet worden gedaan, zullen we duidelijk en vooraf communiceren. En zijn er vragen dan kunt u altijd met ons contact opnemen.

Stappenplan

Er zullen een aantal stappen ondernomen moeten worden. Welke stappen dat zijn, is per kantoor verschillend. Zo heeft een nieuw kantoor geen datamigratie nodig maar bij een groot kantoor moet bijvoorbeeld een rechtenstructuur worden ingesteld.

In hoofdlijnen bestaat het overstappen uit:

Bepalen waar de data is opgeslagen

Binnen uw kantoor worden gegevens op verschillende plekken opgeslagen. Een gedeelte zit in uw bestaande applicatie. Dit zijn de dossiers, relatiegegevens en de tijdregels. Bestanden kunnen in de applicatie zijn opgeslagen maar ook op de lokale server of in SharePoint. E-mails kunnen ook opgeslagen zijn in de inbox van de gebruikers.

Uiteindelijk zal dit allemaal centraal in HAMMOCK moeten komen.

Migratieplan

De bestaande data moet naar HAMMOCK. Hiervoor wordt een migratieplan opgesteld. Dit migratieplan kan een test-migratie bevatten maar ook een ontdubbeling/ opschoning van het relatiebestand. Met het ontdubbelen en opschonen van het relatiebestand zorgt u voor een schone start.

Inrichten infrastructuur

HAMMOCK moet beschikbaar worden gemaakt en toegang krijgen tot de data.
Het volgende moet onder andere geregeld worden:

Dit wordt over het algemeen verzorgd door de IT-dienstverlener en neemt ongeveer 4 uur in beslag. Er zijn zeer gedetaillieerde procesbeschrijvingen aanwezig. En als er vragen zijn dan kan er altijd contact met ons worden opgenomen.

Opzetten omgeving

Elk kantoor heeft zijn eigen unieke database met vaak vertrouwelijke en gevoelige klantgegevens. Een uiterst betrouwbare opslag daarvan is essentieel voor uw bedrijfsvoering. HAMMOCK maakt daarvoor gebruik van de zeer veilige Azure-omgeving van Microsoft; een platform dat aan de strengste eisen voldoet. Betrouwbaar betekent namelijk niet alleen beschikbaar maar ook beschermd.

Elk kantoor heeft een afgesloten omgeving binnen Microsoft Azure. Op deze omgeving draait een eigen database en een eigen versie van de programmatuur.

We hebben bewust voor deze kostbare oplossing gekozen. Doordat elk kantoor een eigen database heeft, wordt de kans op datavermenging zo goed als uitgesloten. Daarnaast geeft dit voor ons de mogelijkheid om de continuïteit en snelheid van HAMMOCK te optimaliseren.

Inrichten applicatie

Wij maken een eerste concept-inrichting van de applicatie. Dit doen wij op basis van de gesprekken die we gevoerd zijn en de ontvangen informatie.

Het inrichten houdt onder andere in:

Nadat we dit hebben ingericht, zullen we dit met u doornemen en waar nodig aanpassen.

Opstellen standaarddocumenten

Wij verzorgen het toevoegen van de standaarddocumenten aan HAMMOCK. U hoeft ze alleen maar aan te leveren.

Vaak zijn de standaarddocumenten:

Dit kan natuurlijk in uw geval anders of uitgebreider zijn. Dat is geen enkel probleem.

Opleiding gebruikers

Hoewel de techniek achter HAMMOCK complex is, is het gebruik ervan uiterst simpel en intuïtief.

Elke gebruiker leiden wij individueel op. In de praktijk werkt dit veel beter dan in groepen te werken. Na afloop krijgen gebruikers ook onze tutorial toegestuurd. Deze tutorial duurt 10 minuten.

De opleiding gaat vaak via TEAMS. Gebruikers krijgen uitnodigingen om de training in te plannen. Als er behoefte aan is dan kunnen wij ook op uw kantoor de trainingen verzorgen.

Datamigratie

Vlak voor livegang moet de data vanuit de bestaande applicatie worden overgezet naar HAMMOCK. Dit verzorgen wij in samenwerking met uw huidige leverancier.

Livegang

Wij zullen actief betrokken zijn bij de livegang. Een van onze medewerkers kan ook tijdens de livegang ter plekke aanwezig zijn.

We maken een verslag van de livegang. Als blijkt dat er zaken aangepast moeten worden dan zullen we dat vermelden en verzorgen.

Integratie met boekhoudpakket

Afhankelijk van het aantal maandelijkse declaraties kan het interessant zijn om HAMMOCK met uw boekhoudpakket te integreren. Dit zullen wij in overleg met uw accountant verzorgen.

HAMMOCK beschikt over een zeer uitgebreid pakket aan mogelijke instellingen. Zo kunnen wij de omzet periodiseren naar de maand waarop de werkzaamheden hebben plaatsgevonden, verbijzonderen naar gebruiker op basis van grootboek of kostenplaats en het is mogelijk op om een dossier te boeken. Natuurlijk halen we vervolgens de betalingsmutaties op waardoor u in HAMMOCK altijd op de hoogte bent van de openstaande declaraties.

© 2024 Dutch Business Software | Website door OVK webdesign