Eenvoudig naar HAMMOCK overstappen

Nieuwe software kiezen is één ding. Er daadwerkelijk soepel mee gaan werken is iets heel anders. Juist in de onboardingfase — de periode tussen uw handtekening en het moment waarop uw hele team vertrouwd met HAMMOCK werkt — wordt het succes van de overstap bepaald. Daarom pakken wij deze fase fundamenteel anders aan dan gebruikelijk is in de markt.

Wat u elders krijgt: een stappenplan en huiswerk

Wie de websites van softwareaanbieders voor de advocatuur naast elkaar legt, ziet steeds hetzelfde patroon. De onboarding wordt gepresenteerd als een reeks "eenvoudige stappen" die u doorloopt, ondersteund door tutorials, webinars en een servicedesk voor als u er niet uitkomt.

Wat daarbij minder nadrukkelijk wordt vermeld: de regie ligt grotendeels bij uw kantoor. De doorlooptijd hangt af van hoe snel ú de data aanlevert. Na de migratie moet uw kantoor zelf nog de inrichting verzorgen — factuurteksten, betalingstermijnen, sjablonen, begeleidende e-mails. Het advies luidt dan om daar een workshop voor in te plannen, of een medewerker van het secretariaat vrij te maken. En onderdelen zoals e-mailmigratie of het verplaatsen van dossiermappen vallen soms volledig buiten de dienstverlening: dat is een taak voor uw eigen systeembeheerder.

Voor een advocatenkantoor betekent dit in de praktijk: naast de normale dossierdruk wordt uw kantoor projectleider van zijn eigen softwaremigratie. Precies dat is de reden waarom veel kantoren jarenlang blijven werken met software die eigenlijk niet meer voldoet.

Wat u bij HAMMOCK krijgt: een projectleider

Bij HAMMOCK draaien we het om. Wij nemen de projectleiding. Vanaf de eerste dag heeft uw kantoor één vast aanspreekpunt: een ervaren migratiespecialist die het volledige onboardingtraject regisseert, bewaakt en uitvoert.

Dat betekent concreet:

• Wij voeren de regie over het hele traject. U ontvangt een gedetailleerd projectplan met deadlines, verantwoordelijkheden en een vaste "go live"-datum. Niet u, maar wij bewaken dat plan.
• Wij nemen de communicatie met derden over. Ook het contact met uw huidige softwareleverancier en uw IT-dienstverlener nemen wij van u over. Het opvragen van data-exports, het afstemmen van technische details, het regelen van koppelingen — u hoeft er niet achteraan te bellen.
• Wij richten HAMMOCK volledig voor u in. Dossierstructuur, facturatiemodules, sjablonen in uw huisstijl, gebruikersrechten: alles staat klaar vóórdat uw team ermee gaat werken. U begint niet in een lege omgeving die u zelf nog moet opbouwen.
• Wij begeleiden met ervaring. Onze specialisten hebben tal van kantoren begeleid bij de overstap vanaf uiteenlopende pakketten. Zij kennen de valkuilen, weten welke data extra aandacht vraagt en herkennen problemen voordat ze ontstaan.

Deze werkwijze noemen wij onze White Glove-aanpak: begeleiding met de grootst mogelijke zorg voor detail, zodat uw kantoor zich volledig kan blijven concentreren op de dagelijkse praktijk.

De datamigratie: minder spannend dan u denkt

De datamigratie is voor veel advocaten het spannendste onderdeel van de overstap. Dat begrijpen wij goed: het gaat om úw dossiers, úw relaties en úw documenten. Data die u niet kunt en wilt missen. Toch kunnen we u geruststellen: voor ons is een datamigratie geen spannend project, maar dagelijks werk. Wij voeren migraties regelmatig uit en hebben hiervoor een beproefde werkwijze ontwikkeld.

Een datamigratie bestaat uit twee onderdelen:

• de database
• de bestanden

Databasemigratie

De database bevat de gestructureerde gegevens uit uw huidige applicatie: de dossiers, relaties, tijdregels en financiële gegevens. Deze worden met behulp van scripts overgezet naar HAMMOCK. Deze scripts zijn in eerdere migraties ontwikkeld en getest, waardoor de overzetting voorspelbaar en controleerbaar verloopt.

Bestandsmigratie

De bestanden zijn de documenten en e-mails die bij uw dossiers horen. Of deze nu in uw huidige applicatie staan, op de lokale server of in SharePoint: ook deze worden via scripts overgezet en automatisch aan de juiste dossiers in HAMMOCK gekoppeld.

Altijd een test-migratie

Doordat de migratie volgens scripts verloopt, is het proces herhaalbaar. Dat betekent dat we vooraf een test-migratie kunnen uitvoeren. U kunt dan in alle rust controleren of alles klopt, zonder enig risico voor uw bestaande omgeving. Uw huidige applicatie blijft tijdens het hele traject namelijk gewoon intact; er wordt uitsluitend een kopie van de data overgezet. Pas als u tevreden bent, voeren we vlak voor de livegang de definitieve migratie uit met de meest actuele data. De migratie wordt bovendien ondersteund door encryptie en meerdere back-ups.

Kortom: de datamigratie vraagt van u vrijwel geen inspanning en brengt geen risico met zich mee. Het is ons vak, wij doen dit regelmatig en wij nemen het volledig voor u uit handen.

Zo verloopt de onboarding stap voor stap

1. Kickoff en analyse.

We starten met een kennismaking met uw kantoor en een grondige inventarisatie van uw huidige situatie: welke data, documenten en e-mails zijn er, waar zijn deze opgeslagen, hoe werkt uw kantoor, en wat zijn uw specifieke wensen? Gegevens staan vaak op verschillende plekken: dossiers, relaties en tijdregels in uw bestaande applicatie, bestanden op de lokale server of in SharePoint, e-mails in de inbox van gebruikers. Uiteindelijk komt dit allemaal centraal in HAMMOCK.

2. Projectplan op maat.

U ontvangt een helder migratieplan met deadlines, verantwoordelijkheden en een go live-datum. Dit plan kan een test-migratie bevatten, maar ook een ontdubbeling en opschoning van het relatiebestand — zo zorgt u voor een schone start. Vanaf dit moment is uw projectleider het vaste aanspreekpunt, ook richting uw huidige leverancier en IT-partij.

HAMMOCK was daar heel fijn in. We zijn samen gaan zitten en hebben gekeken: hoe kunnen we dit het beste doen? Uiteindelijk bleek een volledige datamigratie niet eens nodig. We hebben gekozen voor een praktische aanpak waarbij we zeker wisten dat alles goed werd overgezet.

Oscar Jongerius – HO in Business

3. Opzetten van uw eigen, veilige omgeving.

Elk kantoor heeft zijn eigen unieke database met vaak vertrouwelijke en gevoelige klantgegevens. HAMMOCK maakt daarvoor gebruik van de zeer veilige Azure-omgeving van Microsoft; een platform dat aan de strengste eisen voldoet. Elk kantoor krijgt een afgesloten omgeving met een eigen database en een eigen versie van de programmatuur. We hebben bewust voor deze kostbare oplossing gekozen: doordat elk kantoor een eigen database heeft, wordt de kans op datavermenging zo goed als uitgesloten, en kunnen wij de continuïteit en snelheid van HAMMOCK optimaliseren. Het beschikbaar maken van HAMMOCK binnen uw kantoor wordt verzorgd door uw IT-dienstverlener aan de hand van onze zeer gedetailleerde procesbeschrijvingen en neemt ongeveer 4 uur in beslag.

4. Inrichting en migratie.

Wij richten uw HAMMOCK-omgeving volledig in: dossierstructuur, gebruikers en rechten, tarieven, facturatie-instellingen en sjablonen in uw huisstijl. Ook uw standaarddocumenten — zoals de opdrachtbevestiging, brieven en de declaratie — zetten wij voor u klaar; u hoeft ze alleen aan te leveren. Tegelijkertijd migreren wij uw data volgens de hierboven beschreven scriptmatige aanpak. Uw kantoor werkt intussen gewoon door; desgewenst passen we tijdelijk een dual-running-systeem toe.

5. Testen en verificatie.

Vóór de livegang controleren we samen met u of alle gegevens juist en volledig zijn overgekomen. Pas als alles klopt, gaan we live.

6. Training per rol.

Geen algemene knoppencursus, maar maatwerktrainingen afgestemd op de rollen binnen uw kantoor. Een advocaat leert andere dingen dan het secretariaat of de financiële administratie. Elke gebruiker leiden wij individueel op — in de praktijk werkt dit veel beter dan in groepen. De training gaat vaak via Teams, maar kan ook op uw kantoor plaatsvinden. Na afloop ontvangt iedere gebruiker onze tutorial van 10 minuten. Zo werkt iedereen vanaf dag één zelfverzekerd met HAMMOCK.

7. Livegang met begeleiding.

Vlak voor de livegang voeren wij, in samenwerking met uw huidige leverancier, de definitieve datamigratie uit met de meest actuele data. Op de go live-dag staan wij naast uw team; desgewenst is een van onze medewerkers ter plekke aanwezig. Vragen worden direct beantwoord, kleine hobbels direct weggenomen. Van de livegang maken we een verslag; als blijkt dat er zaken aangepast moeten worden, vermelden en verzorgen wij dat.

8. Nazorg en optimalisatie.

Ook ná de livegang blijven wij betrokken. We evalueren, optimaliseren de inrichting waar nodig en zorgen dat uw team het maximale uit HAMMOCK haalt.

Afhankelijk van de omvang en complexiteit van uw kantoor duurt het volledige traject doorgaans vier tot acht weken — met een minimale belasting van uw eigen mensen.

Overstappen naar HAMMOCK in de praktijk

Hoe verloopt een overstap naar HAMMOCK in de praktijk? Oscar Jongerius van HO in Business vertelt hoe samen met HAMMOCK werd gekeken naar de beste aanpak voor de migratie van documenten en uren.

Overstappen vanuit uw huidige software

Werkt uw kantoor momenteel met andere advocatensoftware? HAMMOCK heeft ervaring met migraties vanuit verschillende softwarepakketten. Bekijk hoe de overstap vanuit uw huidige pakket verloopt:

Overstappen van Kleos naar HAMMOCK →
Overstappen van BaseNet naar HAMMOCK →

Afhankelijk van het aantal maandelijkse declaraties kan het interessant zijn om HAMMOCK met uw boekhoudpakket te integreren. HAMMOCK integreert met Exact en Twinfield, de twee meest gebruikte boekhoudpakketten in de advocatuur. De inrichting van de koppeling verzorgen wij in overleg met uw accountant.

Integratie met uw boekhoudpakket

Afhankelijk van het aantal maandelijkse declaraties kan het interessant zijn om HAMMOCK met uw boekhoudpakket te integreren. HAMMOCK integreert met Exact en Twinfield, de twee meest gebruikte boekhoudpakketten in de advocatuur. De inrichting van de koppeling verzorgen wij in overleg met uw accountant.

HAMMOCK beschikt over een zeer uitgebreid pakket aan mogelijke instellingen. Zo kunnen wij de omzet periodiseren naar de maand waarin de werkzaamheden hebben plaatsgevonden, verbijzonderen naar gebruiker op basis van grootboek of kostenplaats, en het is mogelijk om op een dossier te boeken. Natuurlijk halen we vervolgens de betalingsmutaties op uit Exact of Twinfield, waardoor u in HAMMOCK altijd op de hoogte bent van de openstaande declaraties.

Sneller betaald met Mollie

HAMMOCK kan daarnaast worden gekoppeld aan Mollie, een van de grootste betaaldienstverleners van Nederland. Deze integratie zetten wij tijdens de onboarding voor u op. Met de Mollie-koppeling bevat elke declaratie een betaallink, waarmee uw cliënt de declaratie direct kan voldoen via bijvoorbeeld iDEAL. Betalen kost uw cliënt zo nog maar een paar klikken, in plaats van het handmatig overtikken van een factuurnummer en rekeningnummer. Het resultaat: declaraties worden aantoonbaar sneller betaald, uw debiteurenstand daalt en u hoeft minder tijd te besteden aan het nabellen van openstaande facturen. De ontvangen betalingen worden bovendien automatisch in HAMMOCK verwerkt, zodat u altijd actueel zicht heeft op wat er nog openstaat.

Veelgestelde vragen over overstappen & onboarding bij Hammock

Ervaar het verschil

Een softwareovergang hoeft geen project van uw kantoor te zijn — het is een project van HAMMOCK, uitgevoerd vóór uw kantoor. Met een ervaren projectleider, een bewezen scriptmatige datamigratie en de zorgvuldigheid die u van een partner in de advocatuur mag verwachten.

Benieuwd hoe de onboarding er voor uw kantoor uitziet? Neem contact met ons op via 026 – 2222 611 of [email protected], of vraag direct een kosteloze demo aan.