Veilige cloudsoftware voor de advocatuur

Voor advocatenkantoren staat de bescherming van vertrouwelijke cliëntgegevens voorop: de geheimhoudingsplicht is de kern van het vak. Daarom is veiligheid geen extra functie binnen HAMMOCK, maar het fundament van onze cloudsoftware voor de advocatuur. Dankzij een doordachte technische opzet blijven uw documenten en e-mails in de Microsoft 365-omgeving van uw eigen kantoor. Zo behoudt u de regie over uw gegevens, terwijl u veilig en flexibel vanuit de cloud werkt — zonder concessies aan gebruiksgemak.

Een slimme en veilige technische opzet

De informatie binnen een advocatenkantoor bestaat grofweg uit drie onderdelen: documenten (zoals Word-bestanden, pdf's en scans), e-mails en dossierinformatie. Veel softwareleveranciers slaan al deze gegevens op in hun eigen cloudomgeving. Daarmee komen vertrouwelijke documenten en correspondentie buiten de directe controle van uw kantoor te staan.

HAMMOCK kiest bewust voor een andere aanpak, gebouwd op Microsoft 365:

• Documenten — Al uw bestanden worden rechtstreeks opgeslagen in de SharePoint-omgeving van uw eigen kantoor: uw eigen, afgeschermde deel van Microsoft 365 (de "tenant").
• E-mails — Uw correspondentie blijft volledig binnen uw eigen e-maildomein en de Exchange-omgeving van uw kantoor.
• Dossierinformatie — Alleen de strikt noodzakelijke dossiergegevens (zoals partijen, termijnen, tijdregistraties en verwijzingen naar documenten) worden beheerd binnen de HAMMOCK-applicatie. Deze draait op de Azure-servers van Microsoft.

Dankzij deze opzet heeft u altijd rechtstreeks toegang tot uw eigen bestanden en e-mails, onafhankelijk van HAMMOCK.

Volledige regie over uw gegevens, rechten en back-ups

Doordat documenten en e-mails in uw eigen Microsoft-omgeving blijven, houdt u zelf de regie. Voor de toegang tot uw eigen gegevens bent u niet afhankelijk van een externe softwareleverancier.

Binnen uw eigen SharePoint-omgeving beheert u bovendien zelf de rechtenstructuur: u bepaalt wie toegang heeft tot welke dossiers, hoe mappen worden gedeeld en hoe de back-ups zijn ingericht. Ook bij groei, migraties of organisatorische veranderingen blijven uw documenten rechtstreeks toegankelijk binnen uw eigen Microsoft 365-omgeving.

Betrouwbaar via het Microsoft-platform

De beschikbaarheid van uw documenten en e-mails rust op het Microsoft-platform, dat bekendstaat om zijn zeer hoge betrouwbaarheid. Microsoft hanteert voor SharePoint Online en Exchange Online een financieel onderbouwde servicegarantie (SLA) van 99,9% beschikbaarheid per maand: blijft de beschikbaarheid daaronder, dan heeft uw kantoor recht op compensatie.¹ Die grens komt neer op hooguit circa 43 minuten verstoring per maand; in de praktijk ligt de beschikbaarheid vrijwel altijd hoger.

Cyberbeveiliging op wereldniveau

Door te kiezen voor HAMMOCK profiteert uw kantoor rechtstreeks van de miljardeninvesteringen die Microsoft doet in cyberbeveiliging. Microsoft bewaakt SharePoint en Exchange doorlopend op dreigingen, datalekken en aanvallen. Sinds de start van het Secure Future Initiative zet Microsoft de capaciteit van ruim 34.000 fulltime security-engineers in op de beveiliging van zijn cloudplatform — de grootste cyberbeveiligingsoperatie ter wereld.² Uw kantoorgegevens draaien daarmee op dezelfde beveiligde infrastructuur als die van multinationals en overheden.

U maakt daarbij moeiteloos gebruik van geavanceerde beveiligingsfuncties:

• Multifactorauthenticatie (MFA) — inloggen vereist naast het wachtwoord een extra bevestiging, bijvoorbeeld via de telefoon.
• Fijnmazige toegangsrechten — u bepaalt per dossier of map wie er toegang heeft; de toegang wordt doorlopend bewaakt.
• Versleutelde opslag — gegevens zijn onleesbaar voor onbevoegden, ook bij fysieke diefstal van apparatuur.
• Uitgebreide logging — achteraf is aantoonbaar wie wanneer toegang had tot welke gegevens.

AVG en beroepsregels

Omdat uw bestanden en e-mails in uw eigen omgeving staan en onder uw eigen beheer vallen, ondersteunt HAMMOCK u bij het aantoonbaar verantwoorden van uw gegevensverwerking richting cliënten en de Autoriteit Persoonsgegevens — een kernverplichting onder de AVG. Microsoft verwerkt en bewaart gegevens van Europese klanten bovendien binnen de EU Data Boundary.³

Deze opzet sluit aan bij de aandachtspunten die de Nederlandse orde van advocaten meegeeft voor digitalisering en het gebruik van clouddiensten: duidelijke contractuele waarborgen en controle over waar vertrouwelijke gegevens staan.⁴

Klaar voor de toekomst: werken via de browser

HAMMOCK is volledig ontworpen volgens de web-first-benadering van Microsoft: de applicatie werkt in de browser, zonder lokale installatie. Uw kantoor is daarmee verzekerd van een applicatie die automatisch meebeweegt met toekomstige updates van Microsoft 365, op elke werkplek.

Veiligheid én gebruiksgemak

Veilig werken mag niet ten koste gaan van efficiëntie. HAMMOCK integreert naadloos met Outlook, SharePoint en Microsoft 365. Uw medewerkers werken vanuit hun vertrouwde omgeving, terwijl dossiers, documenten, e-mails, tijdregistratie en workflows centraal beschikbaar zijn.

Zo combineert HAMMOCK een maximaal beveiligde opzet met optimaal gebruiksgemak voor de moderne advocatuur.

Bronnen

1. Microsoft — Service Level Agreements (SLA) for Online Services
2. Microsoft Security Blog — Progress update on Microsoft's Secure Future Initiative (september 2024)
3. Microsoft Learn — EU Data Boundary
4. Nederlandse orde van advocaten — Digitalisering & AI

Veelgestelde vragen over de veiligheid van advocaten software