Uw dossiers met HAMMOCK in de Cloud

Op hoeveel plekken bewaart u dossiergegevens?

Als advocaat heeft u veelal meerdere lopende zaken tegelijk. Soms werkt u daar als enige aan, maar vaak ook met een collega. Of samen met een medewerker van uw secretariaat. De kans is daardoor groot dat uw dossiers op meerdere plekken worden bewaard. Niet minder dan 3 tot wel 10 zelfs blijkt uit onderzoek.

Welke plekken zijn dat? Vaak om te beginnen het netwerk van uw kantoor. De harde schijf van uw eigen computer is een goede tweede kanshebber voor een bestand dat u ’s avonds nog even wilt afmaken. En een last minute geprint mailtje van uw client – want dat leest nu eenmaal fijner – kan zomaar zijn weg naar het papieren dossier vinden. En nu u toch bezig bent wordt die zelfde mail ook nog in een apart mapje in de inbox gehangen.

Stuk voor stuk handige opslaglocaties. Voor u. Maar ook voor uw collega’s die met hetzelfde dossier werken? En hoe weet u nog waar de meest recente versie van dat ene document is opgeslagen? Weet uw collega zeker dat hij of zij op het laatste mailtje van uw client reageert?

De kans is groot dat het overzicht langzaam kwijt raakt of dat er een overload aan zelfde documenten ontstaat. En kunt u daarnaast ook nog garanderen dat de dossiers van uw cliënten niet toegankelijk zijn voor onbevoegden? Een goede, veilige en werkbare administratie en dossiervorming kost vaak veel tijd, geld en energie.

Het digitale dossier van HAMMOCK

Voor het werken in gedeelde dossiers die op één plek worden opgeslagen en waar iedere gebruiker er gemakkelijk toegang toe heeft is ‘de cloud’ de ideale oplossing.

Naast veiligheid is gebruiksgemak daarbij echter wel een essentiële voorwaarde. Uw systeem moet u immers vooral ondersteunen in uw werkzaamheden en deze vooral niet complexer maken. Bovendien, dossiervorming in de cloud slaagt pas echt als iedereen ermee kan werken; van advocaten tot secretariaat. En wat als dat ook nog eens dusdanig prettig en gemakkelijk kan dat u uw papieren dossiers niet meer hoeft te gebruiken?

Dan biedt HAMMOCK u waarschijnlijk precies waar u behoefte aan heeft. Werken in de cloud, eenvoudig, efficiënt, veilig en zonder behoefte aan een papieren dossier.

Dat laatste wijst de praktijk inmiddels uit; onze gebruikers zien gemiddeld een afname van 50% in papierverbruik. Goed voor het milieu, maar met name een signaal dat het systeem doet wat het belooft.

Voordelen van online werken

We hebben de voordelen van het werken in de cloud met HAMMOCK voor u op een rij gezet in een overzichtelijke top 9:

  • Informatie is altijd up to date
  • Sneller informatie vinden
  • Werk prettig volgens de OUTLOOK methodiek
  • 100% geschikt voor thuiswerken
  • U verdient meer geld door hogere productiviteit
  • Ontvang minder e-mails
  • Bescherming vertrouwelijke gegevens
  • Kennisbank
  • Workflow management

Informatie is altijd up to date

In HAMMOCK vindt het bijwerken van dossiers direct en volledig automatisch plaats. Zo zijn niet alleen alle door u gemaakte wijzigingen in bestanden meteen opgeslagen en voor uw collega’s zichtbaar, maar worden ook alle inkomende en uitgaande e-mails automatisch herkend en in de juiste dossiers geplaatst. Zo werkt iedere gebruiker altijd aan een compleet en up to date dossier met de meest recente informatie en bestanden.

Een bijkomend voordeel daarvan is dat u ook vanuit huis – of iedere andere locatie waar vandaan u werkt – altijd toegang heeft. Zeker in deze tijden waar dat meer en meer usance is geworden een prettige gedachte.

Sneller informatie vinden

Informatie zoeken in uw HAMMOCK-dossier is kinderlijk eenvoudig. De ingebouwde zoekfunctie werkt op Google-achtige wijze en helpt u zoeken naar e-mails, word-documenten en Pdf-bestanden, of informatie binnen die bestanden. Een handige preview toont u vervolgens in een oogopslag de inhoud van uw documenten met datgeen waar u naar op zoek bent.

Om de correspondentie inzichtelijk te maken is er een dossiermap onder de inbox gehangen waar een kopie van alle e-mails wordt opgeslagen.

Daarnaast is het werken met papieren documenten vanzelfsprekend nog steeds mogelijk. U kunt ervoor kiezen om een beperkt papieren dossier aan te leggen met stukken die u regelmatig nodig heeft zoals bijvoorbeeld contracten, jaarrekeningen, arbeidsovereenkomsten en dagvaardingen. Bij het afsluiten van het dossier kunt u deze documenten vernietigen.

Werk prettig volgens de OUTLOOK-methodiek

HAMMOCK is ontwikkeld op basis van de wensen van de gebruikers, niet op die van ontwikkelaars. Een groot aantal interviews met die gebruikers, vele demo’s met aanpassingen en grondige analyses daarvan hebben uiteindelijk geleid tot het HAMMOCK zoals dat nu is. Een systeem dat werkt en zeer vriendelijk is in gebruik.

En juist omdat dat gebruiksgemak zo van belang is hebben we ervoor gekozen het te ontwikkelen op de logica en volgens de werkwijze van een programma dat iedereen kent: Outlook. Geen overbodige schermen of velden, geen onnodige complexiteit. Met een online training van 30 minuten kent u het gehele systeem.

100 % geschikt voor thuiswerken

De belangrijkste voorwaarde voor efficiënt thuiswerken is toegang tot uw documenten op dezelfde wijze zoals u die op kantoor heeft. De gebruiksvriendelijke cloud-omgeving van HAMMOCK maakt dat mogelijk.

Om ook het werken vanaf een (kleiner) laptopscherm prettig te maken is de layout in HAMMOCK tevens daarop vormgegeven. 

Hoger percentage declarabele uren

Hoeveel tijdwinst levert efficiënt werken met een programma als HAMMOCK u op? Onze ervaringen vergeleken met het werken met KLEOS van Kluwer tonen een productiviteitsstijging van ongeveer 15% voor advocaten aan en – per advocaat – een daling van de werkbelasting van het secretariaat van 20 tot 25%. Een gemiddeld kantoor dat die vrijgekomen tijd weet te besteden aan declarabele uren levert dat ongeveer € 40.000 per jaar extra winst per advocaat op.

Ontvang minder e-mails

Doordat e-mails door HAMMOCK automatisch worden opgeslagen in het juiste dossier en daarmee voor alle (geautoriseerde) gebruikers beschikbaar zijn zal in veel gevallen het versturen van cc-mails niet meer nodig zijn. De cc-ontvanger heeft immers in het dossier toegang tot de betreffende mail. Op deze manier kunt u uw waarschijnlijk grote hoeveelheden dagelijkse binnenkomende e-mails iets beperken.

Bescherming vertrouwelijke gegevens

Het beschermen van vertrouwelijke clientgegevens is van het grootste belang, zowel digitaal als op papier. En hoewel digitale dossiers over het algemeen makkelijker af te schermen zijn dan hun papieren variant – denk aan een inbraak in uw kantoor, auto of huis of simpelweg het afschermen voor niet-geautoriseerde personen – dient ook juist daar die veiligheid goed op orde te zijn.

Uw (digitale) documenten en e-mails zijn via meerdere ‘devices’ bereikbaar. Uw computer of laptop, maar vaak ook op uw telefoon. Hiervoor gelden de bestaande beveiligingsmethoden; wachtwoorden en pincodes, en misschien gebruikt u vingerafdruk- of gezichtsherkenning. Minstens zo belangrijk is echter wat er achter de schermen gebeurt. HAMMOCK gebruikt hiervoor standaard de meest up to date beveiliging van Microsoft. Dossiers worden opgeslagen in Azure en SharePoint.

Kennisbank

Bij HAMMOCK slaat u centraal al uw standaarddocumenten en uw modellenboek op. Ook het updaten gebeurt centraal en vanzelfsprekend geldt ook hier dat informatie voor alle (geautoriseerde) gebruikers toegankelijk is. Op deze manier gebruikt iedereen dezelfde modellen die voldoen aan de eisen van uw kantoor en de meest recente wetswijzigingen.

Workflowmanagement

Vanuit een document of een e-mail kan een taak worden aangemaakt. Deze taak geeft u een uitvoerdatum en wijst u vervolgens toe aan iemand. Een voorbeeld kan zijn het aanpassen van de lay-out van een document. Binnen HAMMOCK wordt het document vervolgens gekoppeld aan de betreffende taak. Dit voorkomt dat er bestanden worden doorgestuurd, op andere computers worden opgeslagen, per e-mail weer worden teruggestuurd en vervolgens weer in het softwaresysteem moeten worden opgeslagen. Deze HAMMOCK-werkwijze is sneller, veiliger en met veel minder kans op fouten.

In het Dashboard staan alle taken die u heeft toegewezen of aan u zijn toegewezen. Zo houdt u eenvoudig overzicht.

Ervaar zelf wat het digitale dossier

Wilt u zelf zien hoe gemakkelijk het digitale dossier van HAMMOCK is? En wat de voordelen voor u zijn? Wij geven u graag een vrijblijvende online demo. Natuurlijk komen we ook graag bij u op bezoek voor een persoonlijke kennismaking. Heeft u interesse of wilt u simpelweg iets meer weten? Neem gerust contact met ons op per mail of telefoon.