Declareren met HAMMOCK

Van uren tot verzameldeclaratie, direct betaald en automatisch verwerkt in uw boekhouding

Declareren is voor veel advocatenkantoren nog altijd een tijdrovend en foutgevoelig onderdeel van de bedrijfsvoering. Uren moeten kloppen, verschotten en voorschotten moeten worden verrekend, toevoegingen kennen hun eigen regels, cliënten willen een duidelijke declaratie in de juiste valuta, en na verzending begint vaak pas het echte werk: betalingen bijhouden en doorboeken naar de boekhouding. HAMMOCK is ontwikkeld om dit hele proces te versimpelen, van het opstellen van de declaratie tot de automatische verwerking in uw boekhoudpakket.

Alle manieren van declareren in één systeem

HAMMOCK ondersteunt de manieren van declareren die in de advocatuur daadwerkelijk voorkomen, zodat u niet met losse spreadsheets of handmatige berekeningen hoeft te werken.

• Declareren op uren. Geschreven tijd wordt automatisch gekoppeld aan het juiste dossier en tegen het geldende uurtarief omgezet in een declaratie. Er is geen dubbele invoer nodig tussen tijdschrijven en factureren.
• Vaste prijzen (fixed fee). Werkt u liever met een vooraf afgesproken bedrag in plaats van uurtarieven? Dan stelt u eenvoudig een vaste prijs per dossier of dienst in, los van de daadwerkelijk geschreven uren.
• Toevoegingen. Werkt uw kantoor met gesubsidieerde rechtsbijstand? HAMMOCK ondersteunt het volledige toevoegingstraject. Vanuit één scherm heeft u het financiële overzicht van de toevoeging, declareert u direct de eigen bijdrage aan de cliënt en stelt u de eindafrekening op. Zo houdt u ook bij toevoegingszaken moeiteloos grip op de financiën.
• Verschotten. Kosten die namens de cliënt zijn gemaakt, zoals griffierecht, deurwaarderskosten of reiskosten, worden apart geregistreerd en automatisch meegenomen in de declaratie. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen belaste en onbelaste verschotten, zodat de btw altijd correct wordt berekend.
• Kantoorkosten. Rekent uw kantoor een opslag voor kantoorkosten? Deze worden automatisch berekend en op de declaratie opgenomen, zonder handmatig rekenwerk.
• Voorschotten en voorschotnota's. U stelt eenvoudig een voorschotnota op. Ontvangen voorschotten worden bijgehouden per dossier en bij het opstellen van de einddeclaratie automatisch verrekend, zodat u nooit per ongeluk dubbel factureert.
• Gesplitste declaraties. Werkt u aan een dossier met meerdere cliënten of moeten de kosten over meerdere partijen worden verdeeld? Dan splitst u één declaratie eenvoudig over de betrokken cliënten. Zo houdt u maar één dossier en één declaratie bij, terwijl elke cliënt alleen het deel betaalt dat voor zijn of haar rekening komt.
• Verzameldeclaraties. Voor cliënten met meerdere lopende dossiers bundelt u de werkzaamheden in één overzichtelijke verzameldeclaratie, in plaats van de cliënt losse facturen per dossier te sturen.
• Cliënt en debiteur gescheiden. In HAMMOCK zijn cliënt en debiteur twee aparte partijen in het dossier. Moet de declaratie naar een andere partij dan de cliënt — bijvoorbeeld een rechtsbijstandsverzekeraar of een moedermaatschappij — dan regelt u dat zonder omwegen.
• Meerdere valuta. Heeft u internationale cliënten? Met de valutamodule declareert u moeiteloos in euro's, Amerikaanse dollars, Britse ponden of andere valuta, inclusief de bijbehorende getalnotatie (zoals 1,234.56 voor Engelstalige declaraties).
• Btw automatisch correct. HAMMOCK berekent de btw automatisch over de juiste onderdelen van de declaratie: het honorarium, de kantoorkosten en de belaste verschotten, terwijl onbelaste verschotten buiten de btw-berekening blijven. Zo sluit elke declaratie direct aan op uw btw-administratie.

Deze flexibiliteit is precies waar veel kantoren tegenaan lopen bij standaardsoftware: HAMMOCK is gebouwd zodat uren, vaste prijzen, toevoegingen, verschotten, voorschotten en gesplitste of verzamelde declaraties naast elkaar kunnen bestaan binnen hetzelfde kantoor — en waar nodig zelfs binnen hetzelfde dossier.

Declareren in 30 seconden

Waar declareren bij veel kantoren nog een heel proces is met losse controles, is dit in HAMMOCK teruggebracht tot drie stappen:

Stap 1: de declaratie wordt opgesteld op basis van de vastgelegde uren, verschotten en eventuele voorschotten. HAMMOCK maakt direct een e-mail aan met het juiste e-mailadres en de declaratie als bijlage. Wilt u de declaratie eerst nog controleren? Ook dat kan. Kantoren die het declareren verder willen stroomlijnen, kunnen bovendien werken met digitale declaratieadviezen.

Stap 2: u verstuurt de declaratie per e-mail.

Stap 3: de declaratie wordt automatisch en volledig in het juiste dossier opgeslagen, inclusief de verzonden e-mail.

Zo blijft ieder dossier financieel up-to-date zonder extra administratieve handelingen.

Mollie-koppeling: direct online betalen vanuit de declaratie-e-mail

Een declaratie versturen is één ding, tijdig betaald krijgen is een tweede. Daarom is Mollie geïntegreerd in HAMMOCK: bij het versturen van de declaratie voegt het systeem automatisch een persoonlijke Mollie-betaallink toe aan de begeleidende e-mail. De cliënt opent de e-mail, klikt op de betaallink en rondt de betaling direct online af, via de vertrouwde betaalmethoden die Mollie ondersteunt, zoals iDEAL.

Het effect daarvan is merkbaar in de praktijk: de drempel om te betalen wordt lager, de gemiddelde betaaltermijn wordt korter, en u besteedt minder tijd aan handmatig bellen of mailen achter openstaande declaraties aan. Betalingen die via de betaallink binnenkomen, worden bovendien teruggekoppeld aan de betreffende declaratie, zodat uw overzicht van openstaande posten automatisch actueel blijft.

Automatische koppeling met Twinfield of Exact Online

Nadat een declaratie is verzonden en (eventueel via Mollie) betaald, hoeft de declaratie niet nogmaals handmatig in de boekhouding te worden verwerkt. HAMMOCK biedt een directe koppeling met zowel Twinfield als Exact Online, de twee boekhoudpakketten die in de advocatuur het meest worden gebruikt.

Via de koppeling worden declaraties na verzending automatisch gesynchroniseerd met uw boekhoudadministratie. Vervolgens haalt HAMMOCK de betalingsmutaties op, zodat u in HAMMOCK altijd de actuele stand van de openstaande posten raadpleegt. Financiële gegevens tussen HAMMOCK en Twinfield of Exact Online blijven daardoor voortdurend gelijk, zonder dat iemand cijfers opnieuw hoeft over te typen.

Het resultaat van de koppeling: geen dubbele invoer meer tussen praktijkmanagementsysteem en boekhoudpakket, minder kans op fouten, en een boekhouder of financieel medewerker die altijd met actuele cijfers werkt.

Waarom deze combinatie voor advocatenkantoren werkt

De kracht zit in de aaneenschakeling van deze drie onderdelen. Declareren gebeurt binnen enkele seconden, ongeacht of het om uren, een vaste prijs, een toevoeging, verschotten, voorschotten of een verzameldeclaratie in een andere valuta gaat. De cliënt krijgt via de Mollie-betaallink direct de mogelijkheid om online te betalen, wat de betaaltermijn verkort. En zodra de declaratie is verzonden of betaald, wordt deze zonder extra handelingen doorgezet naar Twinfield of Exact Online. Voor het kantoor betekent dit minder handmatig werk, een actueler financieel overzicht en meer tijd voor cliënten en dossiers in plaats van administratie.

Veelgestelde vragen over declareren in HAMMOCK

Kan ik in HAMMOCK zowel op uurbasis als tegen een vaste prijs declareren? Ja. U kiest per dossier of per opdracht of u declareert op basis van geregistreerde uren of tegen een vooraf afgesproken vaste prijs.

Ondersteunt HAMMOCK toevoegingen? Ja. Vanuit één scherm heeft u het financiële overzicht van de toevoeging, declareert u de eigen bijdrage en stelt u de eindafrekening op. Toevoegingszaken en betalende zaken bestaan gewoon naast elkaar binnen hetzelfde kantoor.

Is het mogelijk om declaraties van meerdere dossiers te bundelen voor één cliënt? Ja, dat kan via een verzameldeclaratie. Werkzaamheden uit verschillende dossiers van dezelfde cliënt worden dan gebundeld in één declaratie. Omgekeerd kan ook: met een gesplitste declaratie verdeelt u de kosten van één dossier over meerdere cliënten.

Hoe gaat HAMMOCK om met de btw? De btw wordt automatisch berekend over het honorarium, de kantoorkosten en de belaste verschotten; onbelaste verschotten zoals griffierecht blijven buiten de btw-berekening. Zo sluit de declaratie direct aan op uw btw-administratie.

Hoe werkt de Mollie-betaallink precies? Bij het versturen van de declaratie voegt HAMMOCK automatisch een betaallink van Mollie toe aan de e-mail. De cliënt kan met één klik online betalen, zonder een handmatige overboeking te hoeven doen.

Werkt HAMMOCK samen met Twinfield én Exact Online, of moet ik kiezen? HAMMOCK biedt een koppeling met beide pakketten. U gebruikt de koppeling die aansluit bij het boekhoudpakket dat uw kantoor al gebruikt. Na het doorzetten van de declaraties haalt HAMMOCK de betalingsmutaties op, zodat u de openstaande posten in HAMMOCK raadpleegt.

Kan ik declareren in een andere valuta dan euro's? Ja, met de valutamodule van HAMMOCK declareert u in onder meer euro's, Amerikaanse dollars en Britse ponden, inclusief de juiste getalnotatie voor die valuta.

Kan de declaratie naar een andere partij dan de cliënt worden gestuurd? Ja. In HAMMOCK zijn cliënt en debiteur aparte partijen in het dossier. De declaratie gaat naar de debiteur — bijvoorbeeld een verzekeraar of moedermaatschappij — terwijl de cliënt gewoon de cliënt in het dossier blijft.