Documenten- en e-mailbeheer
Documentenbeheer in HAMMOCK: alles op één plek, altijd de juiste versie
Voor ieder advocatenkantoor geldt: het dossier is het hart van de praktijk. E-mails, processtukken, contracten, adviezen en correspondentie — alles moet compleet, vindbaar en veilig zijn. Toch zien we in de praktijk nog vaak dat documenten verspreid staan over netwerkschijven, persoonlijke mappen en mailboxen. Het gevolg? Zoeken kost tijd, versies lopen door elkaar en kennis raakt versnipperd. HAMMOCK lost dit op met een documentenbeheer dat is gebouwd op de bewezen technologie van Microsoft.
De opzet van HAMMOCK: SharePoint en een shared mailbox
HAMMOCK is opgebouwd volgens het Best-of-Breed-principe: voor iedere functie gebruiken we de beste beschikbare oplossing, samengebracht in één applicatie. Voor documentenbeheer betekent dit dat HAMMOCK gebruikmaakt van Microsoft SharePoint. Alle documenten in uw dossiers worden opgeslagen in SharePoint, binnen uw eigen Microsoft 365-omgeving. U werkt dus met de vertrouwde Microsoft-technologie, maar dan geordend per dossier en volledig geïntegreerd in HAMMOCK.
Voor e-mail werkt HAMMOCK met een shared mailbox. Alle inkomende en uitgaande e-mails van het kantoor komen samen in deze gedeelde mailbox en worden vanuit daar aan het juiste dossier gekoppeld. Zo is de volledige correspondentie van een zaak voor iedereen op kantoor inzichtelijk — niet verstopt in de persoonlijke mailbox van één medewerker. Is een collega ziek of op vakantie? Dan staat het complete dossier, inclusief alle e-mails, gewoon voor u klaar.
Uw bestanden blijven in uw eigen beheer
Deze opzet heeft een principieel voordeel dat wij bewust hebben gekozen: uw documenten staan niet bij HAMMOCK, maar in uw eigen Microsoft 365-tenant. Uw kantoor is en blijft dus zelf de baas over zijn bestanden. Dat is geen technisch detail, maar een fundamentele keuze die past bij de vertrouwelijkheid waarmee een advocatenkantoor werkt.
Concreet betekent dit dat u alles zelf, direct en zonder tussenkomst van HAMMOCK kunt regelen. U bepaalt zelf hoe het delen van documenten is ingesteld en met wie: een cliënt, een deskundige, uw accountant of een kantoor waarmee u samenwerkt. U kiest zelf hoe uw back-ups zijn geregeld en kunt daarvoor uw eigen back-upoplossing op Microsoft 365 inzetten. U beheert zelf wie toegang heeft, en kunt die toegang op elk moment verruimen of intrekken. En omdat de bestanden in uw eigen omgeving staan, zijn ze altijd voor u beschikbaar — ook rechtstreeks via SharePoint, onafhankelijk van HAMMOCK.
Dat laatste is misschien wel het belangrijkste: u bent voor de toegang tot uw eigen dossiers nooit afhankelijk van uw softwareleverancier. Uw data is en blijft van u.
De voordelen van SharePoint
Door te bouwen op SharePoint profiteert u automatisch van alle kracht van het Microsoft-platform:
Versiebeheer
SharePoint houdt automatisch de versiegeschiedenis van uw documenten bij. Werkt u aan een overeenkomst en wilt u terug naar een eerdere versie? Met één klik haalt u die terug. U hoeft nooit meer bestanden op te slaan als "contract_v2_definitief_ECHT-definitief.docx" — er is altijd één actueel document, met de complete historie eronder.
Gelijktijdig samenwerken
Meerdere gebruikers kunnen tegelijkertijd in hetzelfde Word-document werken. U ziet direct wie waar aan het schrijven is en wijzigingen worden automatisch samengevoegd. Geen vergrendelde bestanden meer, geen kopieën die achteraf handmatig samengevoegd moeten worden.
Eenvoudig delen
Documenten deelt u veilig met cliënten of externe partijen, zonder grote bijlagen heen en weer te mailen. U bepaalt zelf wie welk document mag inzien of bewerken, en voor hoe lang. Omdat het delen via uw eigen Microsoft-omgeving loopt, stelt u de regels hiervoor zelf in — van een eenvoudige leeslink tot streng afgeschermde toegang.
Krachtig zoeken
De zoekfunctie van SharePoint doorzoekt niet alleen bestandsnamen, maar ook de inhoud van documenten. Zo vindt u dat ene advies van twee jaar geleden binnen enkele seconden terug.
Veilig en altijd beschikbaar
Uw documenten staan in uw eigen Microsoft 365-tenant, met de beveiliging en beschikbaarheid van Microsoft. Omdat HAMMOCK een cloud-native SaaS-oplossing is, heeft u overal toegang tot uw dossiers: op kantoor, thuis of onderweg, via Windows, Mac, iPad of smartphone.
Automatisch opslaan
Word-documenten worden automatisch opgeslagen in SharePoint. Een stroomstoring of vastgelopen computer betekent nooit meer verloren werk.
Veiligheid: gebouwd op het niveau dat de advocatuur vereist
Een advocatenkantoor werkt met de meest vertrouwelijke gegevens die er zijn. De beveiliging van uw dossiers verdient daarom geen compromissen. De architectuur van HAMMOCK is daarop ingericht, op meerdere niveaus.
Uw documenten staan in uw eigen Microsoft 365-omgeving en profiteren daarmee van de beveiliging van een van de grootste technologiebedrijven ter wereld: versleuteling van uw gegevens tijdens opslag en verzending, meervoudige authenticatie voor gebruikers en een platform dat doorlopend wordt bewaakt en aan de strengste internationale normen voldoet. De gegevens in de applicatie zelf — dossiers, relaties, tijdregels — draaien in een afgesloten omgeving binnen Microsoft Azure, met voor elk kantoor een eigen database en een eigen versie van de programmatuur. Doordat elk kantoor een eigen database heeft, wordt de kans op datavermenging zo goed als uitgesloten.
Binnen HAMMOCK bepaalt u vervolgens zelf wie wat mag zien. Met de rechtenstructuur regelt u de toegang tot dossiers, bijvoorbeeld voor zaken die extra afscherming vragen. Zo combineert u de openheid die samenwerking binnen het kantoor mogelijk maakt met de afscherming die uw geheimhoudingsplicht vereist.
Slepen vanuit Outlook naar HAMMOCK
E-mailverwerking hoort net zo eenvoudig te zijn als documentenbeheer. Daarom kunt u e-mails en bijlagen rechtstreeks vanuit Outlook naar HAMMOCK slepen. Selecteer de e-mail, sleep deze naar het juiste dossier en klaar. De e-mail, inclusief bijlagen, is direct onderdeel van het digitale dossier en voor alle collega's beschikbaar. Zo blijft uw mailbox opgeruimd en uw dossier compleet.
Een logische mappenstructuur per dossier
Ieder dossier in HAMMOCK heeft een overzichtelijke mappenstructuur, die u naar eigen inzicht kunt inrichten. Correspondentie, processtukken, financiële documenten — u bepaalt zelf de indeling die past bij de werkwijze van uw kantoor. Zo weet iedereen op kantoor direct waar een document te vinden is, in ieder dossier.
Eén applicatie, één aanspreekpunt
Het mooie van HAMMOCK: u merkt van al deze techniek eigenlijk niets. SharePoint, de shared mailbox, de koppelingen — voor u is het één applicatie met één aanspreekpunt. U opent een dossier en alles staat er: de documenten, de e-mails, de gewerkte uren. Volledig digitaal, altijd actueel en overal beschikbaar. En mocht u ooit iets rechtstreeks willen regelen — een back-up, een gedeelde map, toegang voor een externe partij — dan kan dat, want het is en blijft uw eigen omgeving.
Veelgestelde vragen over documenten- en e-mailbeheer
Waar staan mijn documenten precies opgeslagen? In Microsoft SharePoint, binnen de eigen Microsoft 365-omgeving van uw kantoor. Niet op servers van HAMMOCK. De gegevens uit de applicatie zelf — dossiers, relaties, tijdregels — staan in een afgesloten omgeving binnen Microsoft Azure, met een eigen database voor uw kantoor.
Wat gebeurt er met mijn bestanden als ik ooit stop met HAMMOCK? Niets — en dat is precies het punt. Omdat uw documenten in uw eigen Microsoft 365-tenant staan, blijven ze gewoon van u en voor u toegankelijk, ook zonder HAMMOCK. U bent voor de toegang tot uw eigen dossiers nooit afhankelijk van uw softwareleverancier.
Hoe zijn de back-ups geregeld? Dat bepaalt u zelf. Omdat de bestanden in uw eigen Microsoft 365-omgeving staan, kunt u daarop uw eigen back-upoplossing inzetten en de bewaartermijnen instellen die bij uw kantoor passen. U regelt dit direct zelf, zonder tussenkomst van HAMMOCK.
Kan ik documenten delen met cliënten of externe partijen? Ja. U deelt documenten veilig vanuit uw eigen omgeving, zonder grote bijlagen te mailen. U bepaalt zelf wie welk document mag inzien of bewerken en kunt die toegang op elk moment weer intrekken — van een eenvoudige leeslink voor een cliënt tot afgeschermde toegang voor bijvoorbeeld een deskundige of uw accountant.
Hoe komen e-mails in het dossier terecht? Op twee manieren. Alle in- en uitgaande e-mails van het kantoor komen samen in de shared mailbox en worden vanuit daar aan het juiste dossier gekoppeld. Daarnaast sleept u e-mails en bijlagen rechtstreeks vanuit Outlook naar het dossier in HAMMOCK. In beide gevallen is de volledige correspondentie direct voor alle collega's inzichtelijk.
Kan ik de toegang tot vertrouwelijke dossiers beperken? Ja. Met de rechtenstructuur in HAMMOCK bepaalt u per dossier wie toegang heeft. Zo combineert u de openheid die samenwerking binnen het kantoor mogelijk maakt met de afscherming die uw geheimhoudingsplicht vereist — bijvoorbeeld voor zaken die extra vertrouwelijkheid vragen.
Benieuwd hoe documentenbeheer met HAMMOCK er in de praktijk uitziet? Vraag een demonstratie aan en ervaar het zelf.
