Wat is een CRM voor advocaten?

Cliënten hebben vaak meerdere dossiers tegelijk lopen, werken jarenlang met hetzelfde kantoor samen en verwachten dat elke medewerker direct inzicht heeft in hun situatie. Veel praktijksoftware is ontwikkeld vanuit het dossier. U opent een zaak, koppelt daar een cliënt aan en bewaart vervolgens alle e-mails, documenten, urenregistraties en declaraties binnen dat dossier. Voor een enkel dossier werkt dat uitstekend. Maar zodra een cliënt meerdere zaken heeft lopen, raakt informatie versnipperd over verschillende dossiers. Om een compleet beeld van de cliënt te krijgen, moet u meerdere dossiers openen en afzonderlijk raadplegen.

Dat kost tijd en vergroot de kans dat belangrijke informatie wordt gemist. In de praktijk stelt een cliënt immers niet de vraag: "Hoe staat het met dossier 2027-014" maar: "Hoe staat het met mijn lopende zaken". Daarom groeit de behoefte aan software waarin niet alleen het dossier, maar ook de cliënt centraal staat.

Ook fiscalisten, consultants en bedrijfsjuristen hebben te maken met langdurige cliëntrelaties. Daarom profiteren zij eveneens van dezelfde cliëntgerichte aanpak.

Het verschil: de cliënt als startpunt

Een modern CRM voor advocaten voegt een extra perspectief toe aan de traditionele dossiergerichte werkwijze. In plaats van uitsluitend vanuit dossiers te werken, kunt u ook vertrekken vanuit de cliënt. Vanuit één centrale cliëntkaart krijgt u direct toegang tot:

• alle gekoppelde dossiers;
• alle documenten;
• alle e-mails en correspondentie;
• gespreksnotities;
• betrokken medewerkers;
• openstaande acties en afspraken.

Wanneer een cliënt belt, hoeft u niet eerst te zoeken in verschillende dossiers. U opent de cliëntkaart en beschikt direct over het volledige overzicht. Dat maakt werken sneller, efficiënter en cliëntvriendelijker.

Hoe ondersteunt HAMMOCK cliëntgericht werken?

De CRM-module van HAMMOCK maakt van de cliënt een volwaardig startpunt naast het dossier. Dat betekent niet dat uw huidige werkwijze verandert. Integendeel. U kunt nog steeds gewoon vanuit dossiers werken wanneer dat het meest praktisch is. De CRM-module voegt daar een extra mogelijkheid aan toe: rechtstreeks werken vanuit de cliëntrelatie.

Vanuit één cliëntkaart navigeert u direct naar alle gekoppelde dossiers, documenten en bestanden. Hierdoor ontstaat één centraal cliëntbeeld waarin alle informatie samenkomt. Voor kantoren met terugkerende cliënten levert dat grote voordelen op:

• minder zoektijd;
• minder dubbel werk;
• beter inzicht in lopende zaken;
• snellere beantwoording van cliëntvragen;
• eenvoudiger samenwerken tussen collega's.

Voor advocatenkantoren die werken met langdurige cliëntrelaties vormt dit vaak het ontbrekende puzzelstuk tussen traditioneel dossierbeheer en modern relatiebeheer.

Welke functionaliteiten moet een CRM voor advocaten bieden?

Een complete communicatiehistorie

Een cliëntcontact bestaat uit veel meer dan documenten alleen. E-mails, telefoongesprekken, notities en correspondentie moeten centraal beschikbaar zijn, zodat iedere medewerker beschikt over dezelfde informatie. Binnen HAMMOCK worden in- en uitgaande e-mails automatisch gekoppeld aan zowel de cliënt als het juiste dossier vanuit de vertrouwde Outlook-omgeving. Hierdoor ontstaat een volledig en actueel cliëntbeeld zonder extra administratieve handelingen.

De koppeling tussen cliënt en dossier

Dit onderscheidt een juridisch CRM van een generiek CRM-systeem. Bij een advocatenkantoor moeten relatiebeheer en dossierbeheer naadloos samenwerken. Vanuit de cliënt moet u direct naar dossiers kunnen navigeren en vanuit een dossier weer naar de achterliggende cliënt. HAMMOCK combineert beide werelden in één geïntegreerde omgeving.

Wwft-ondersteuning en compliance

Advocatenkantoren hebben te maken met wettelijke verplichtingen rondom cliëntonderzoek, identificatie en risicobeheersing. Een professioneel CRM ondersteunt onder meer:

• cliëntidentificatie;
• Wwft-processen;
• conflictchecks;
• veilige gegevensopslag;
• AVG-compliance.

HAMMOCK ondersteunt dit onder andere met digitale identificatie en een koppeling met de Kamer van Koophandel. Hierdoor maakt u nieuwe relaties snel, volledig en foutloos aan op basis van bedrijfsnaam of KvK-nummer.

Rapportages en managementinformatie

Goede besluitvorming begint met inzicht. Met rapportages over relaties, dossiers, omzet en werkzaamheden krijgt u beter zicht op de ontwikkeling van uw praktijk en de waarde van bestaande cliëntrelaties.

Waarom is een cliëntgerichte werkwijze belangrijk?

Voor veel advocatenkantoren is de relatie met de cliënt belangrijker dan een individueel dossier. Een ondernemer kan vandaag ondersteuning nodig hebben bij een contractkwestie, volgend jaar bij een arbeidsrechtelijke zaak en daarna bij een overname. Voor de cliënt is dat één relatie met hetzelfde kantoor. Voor de software zijn dat meerdere dossiers. Een cliëntgerichte werkwijze sluit daarom beter aan op de dagelijkse praktijk. U houdt niet alleen overzicht over afzonderlijke dossiers, maar vooral over de complete relatie.

Dit geldt eveneens voor:

• fiscalisten met vaste ondernemers in portefeuille;
• consultants met langdurige opdrachtgevers;
• bedrijfsjuristen die verschillende interne afdelingen ondersteunen.

In al deze situaties is de cliënt het duurzame element en het dossier slechts een tijdelijke context.

Eén geïntegreerde omgeving in plaats van losse systemen

De grootste winst ontstaat wanneer CRM geen losstaand systeem is. De CRM-module van HAMMOCK is volledig geïntegreerd met:

• dossierbeheer;
• documentbeheer;
• Outlook;
• tijdschrijven;
• declareren;
• rapportage.

Daardoor hoeft u gegevens niet dubbel in te voeren en werkt iedereen met dezelfde actuele informatie. U maakt een cliënt aan, koppelt dossiers en vervolgens worden communicatie, documenten en werkzaamheden automatisch op de juiste plaats vastgelegd. Het resultaat is één centrale bron van waarheid voor uw gehele kantoor.

Conclusie

Een CRM voor advocaten helpt bij het centraal beheren van cliënten, communicatie, dossiers en compliance. Het belangrijkste verschil zit in het perspectief. Traditionele praktijksoftware vertrekt vanuit het dossier. De CRM-module van HAMMOCK voegt daar een tweede ingang aan toe: de cliënt. Vanuit één centrale cliëntkaart heeft u direct toegang tot alle gekoppelde dossiers, documenten, correspondentie en historie. U behoudt de vertrouwde dossiergerichte werkwijze, maar beschikt tegelijkertijd over een volledig cliëntoverzicht wanneer dat nodig is.

Voor advocatenkantoren met langdurige cliëntrelaties zorgt dit voor meer overzicht, betere samenwerking en een hogere kwaliteit van dienstverlening.

Wilt u ervaren hoe u vanuit één cliëntkaart direct toegang krijgt tot alle dossiers, documenten en communicatie? Vraag dan een vrijblijvende persoonlijke online demo van HAMMOCK aan.

Veelgestelde vragen over CRM voor advocaten

Wat is het verschil tussen een CRM en dossiersoftware voor advocaten?

Dossiersoftware is opgebouwd rond individuele zaken. Een CRM richt zich op de cliënt en legt alle contactmomenten, communicatie en historie centraal vast. HAMMOCK combineert beide benaderingen in één geïntegreerde oplossing.

Waarom zou ik vanuit de cliënt werken in plaats van vanuit het dossier?

Omdat cliënten vaak meerdere dossiers tegelijk hebben lopen. Vanuit de cliëntkaart ziet u direct alle dossiers, documenten en communicatie zonder tussen verschillende zaken te hoeven schakelen.

Kan één cliënt meerdere dossiers hebben binnen HAMMOCK?

Ja. Juist daarvoor is de CRM-module ontwikkeld. Vanuit één cliëntkaart ziet u direct alle gekoppelde dossiers, documenten, correspondentie en betrokken medewerkers. Zo beschikt u altijd over een compleet cliëntbeeld.

Voor wie is een CRM voor advocaten geschikt?

Voor advocaten, fiscalisten, consultants en bedrijfsjuristen die langdurige relaties onderhouden met cliënten of opdrachtgevers en behoefte hebben aan centraal relatiebeheer.

Ondersteunt HAMMOCK de Wwft-verplichtingen en conflictchecks?

Ja. HAMMOCK ondersteunt onder meer digitale cliëntidentificatie en helpt bij een zorgvuldige intakeprocedure. Daarnaast beschikt het systeem over een koppeling met de Kamer van Koophandel voor snelle en correcte relatie-invoer.

Werkt de CRM-module samen met Outlook?

Ja. In- en uitgaande e-mails worden automatisch gekoppeld aan de juiste cliënt en het juiste dossier, rechtstreeks vanuit Outlook.

Is een CRM voor advocaten hetzelfde als Salesforce of HubSpot?

Nee. Salesforce en HubSpot zijn algemene CRM-systemen die primair gericht zijn op verkoop- en marketingprocessen. Een juridisch CRM zoals HAMMOCK is specifiek ontwikkeld voor kantoren die werken met dossiers, tijdschrijven, declaraties, compliance en cliëntbeheer.

Zijn cliëntgegevens veilig opgeslagen binnen HAMMOCK?

Ja. HAMMOCK is ontwikkeld door een Nederlands softwarebedrijf en ondersteunt kantoren bij het veilig beheren van cliëntgegevens binnen de geldende privacy- en compliancevereisten.

Kan ik bestaande relaties en dossiers overzetten naar HAMMOCK?

Ja. HAMMOCK begeleidt organisaties bij de overstap en ondersteunt het veilig migreren van relaties, dossiers en relevante gegevens naar de nieuwe omgeving.