software voor advocatenkantoren

Hoe logt u in bij HAMMOCK?

Bij het opstarten van uw computer start u OUTLOOK en daarmee dus automatisch tevens HAMMOCK op. U kunt er echter voor kiezen om de toegang tot HAMMOCK uit te breiden met een zogenaamde twee factor authenticatie: na het inloggen op uw computer voert u een extra code in die u met uw mobiele telefoon aanmaakt.

Opbouwen dossier

Het dossier bevat de volgende onderdelen:

• Partijen
• Documenten
• Taken
• Tijdregistratie
• Financieel
• Roadmap: notities

Dossier kunnen worden aangemaakt door:

• Toevoegen
• Kopiëren bestaand dossier

Elk dossier kan een afwijkende naam op de declaratie krijgen. Dit kan gebruikt worden wanneer bijvoorbeeld niet bekend mag worden bij de crediteurenadministratie dat er een overname in voorbereiding is of dat er een ontslagdossier voor een medewerker wordt opgebouwd.

Kies uw partijen

Elk kantoor heeft zijn eigen type partijen waarmee gecommuniceerd wordt.

Bij het inrichten van HAMMOCK kan door het kantoor aangegeven worden welke partijen toegevoegd worden. Denk hierbij aan deurwaarders, gerechtelijke instellingen, de wederpartij, of diens advocaat.

Standaard zijn er twee partijen aanwezig, te weten cliënt en debiteur. Deze partijen worden namelijk door het systeem gebruikt voor het declareren.

Beschikbare documenten

De volgende documenten zijn aanwezig:

• Opdrachtbevestiging
• Brief
• Declaratieadvies
• Declaratie honorarium
• Declaratie prijsafspraak
• Declaratie voorschotnota
• Declaratie advies

Eigen documenten kunnen eenvoudig worden toegevoegd. Hierdoor zijn deze op uw eigen kennisbank voor alle gebruikers beschikbaar en werkt iedereen binnen uw kantoor met dezelfde documenten.

Bepaal uw eigen mappenstructuur

De mappenstructuur richt u naar eigen wens in.

Het is ook mogelijk om sub-mappen en sub-sub-mappen toe te voegen, te (her)noemen en te verwijderen.

Standaard zijn de mappen E-mail en Bijlagen aanwezig. Deze worden gebruikt voor de e-mailsynchronisatie.

Eenvoudig uw taken beheren

HAMMOCK heeft een uitgebreid takensysteem.

Taken kunt u aan uzelf of andere gebruikers toewijzen. U kunt aan deze taken bijlagen toevoegen en ze agenderen.

Op uw persoonlijke dashboard worden de taken die u heeft uitgezet en de taken die aan u zijn toegewezen gesorteerd op datum weergegeven. Hierdoor heeft u alle taken overzichtelijk op één plaats.

Boek eenvoudig uw tijd

Tijd registreert u eenvoudig vanuit het hoofdscherm of vanuit het dossier waarin u werkt.

In tegenstelling tot veel andere programma’s is het niet nodig om een veelvoud van 6 minuten (ofwel 1/10e uur) te gebruiken; u kunt per minuut boeken.

De uren voert u op een natuurlijke manier in.

1 = 1 minuut
10 = 10 minuten
100 = 1:00 uur
120 = 1:20 uur

In het totale urenoverzicht kunt u eenvoudig uw geboekte tijd en het declarabele bedrag zien.

Digitaal faxen van documenten

Ook in de huidige tijd moeten soms nog steeds stukken per fax worden aangeleverd.

HAMMOCK heeft de mogelijkheid tot digitaal faxen. Ook dit is zo eenvoudig mogelijk gemaakt. Het enige wat u hoeft te doen is het document dat u wilt faxen als een pdf naar faxen@HAMMOCK.nl te sturen. Het faxnummer van de ontvanger vermeldt u in het onderwerp. De faxbevestiging krijgt u vervolgens per e-mail.

De voordelen van digitaal faxen?

• De invoerlade van een fax beperkt het maximaal te faxen pagina's. Met digitaal faxen van HAMMOCK is deze beperking er niet.
• U hoeft geen faxapparaat te hebben.
• Geen faxlijn meer nodig.

Declareren wordt bijna leuk

Hoewel declareren een essentieel onderdeel van uw werkzaamheden is, staat het veelal onder aan de prioriteitenlijst. Ook dit maakt HAMMOCK u gemakkelijk zodat ook uw declaraties snel en eenvoudig worden verwerkt.

U selecteert het dossier en drukt op de knop [DEFINITIEF + VERSTUREN].
Er wordt vervolgens automatisch een nieuwe e-mail aangemaakt met daarin de declaratie en het e-mailadres van de ontvanger. U hoeft alleen nog maar op verzenden te drukken.

Soorten declaraties:

• Voorschotnota's
• Prijsafspraak
• Honorarium
• Creditnota
• Creditnota met rollback
• Toevoegingen
• Verschotten

Volledig administratiepakket

HAMMOCK kunt u koppelen met elk willekeurig boekhoudpakket. Hiervoor stellen we de benodigde API's beschikbaar.

Met Informer hebben we een intensieve samenwerking. De benodigde koppelingen zijn beschikbaar.

Tarieven invoeren in HAMMOCK

Bij HAMMOCK kunt u één standaardtarief ingeven. Per dossier kunt u hiervan afwijken.

Het invoeren van complexere kostenafwijkingen is in de huidige versie van HAMMOCK nog niet mogelijk. Denk hierbij aan per medewerker verschillende tarieven, afwijkingen voor een specifiek dossier, of het wel of niet berekenen van kantoorkosten.

Voor toekomstige versies van HAMMOCK zal gekeken worden aan welke structuren het meeste behoefte is zodat wij die waar mogelijk kunnen toevoegen.

Online tutorials

Met onze tutorials leert u om HAMMOCK binnen één uur te gebruiken.

Voordat u begint, volgt u de tutorial. Hierna kent u alle ins en outs van het systeem. En als er iets niet duidelijk is dan kunt u de tutorial eenvoudig nog een keer bekijken of pauzeren. Het gebruik van tutorials is voor de meeste mensen daardoor effectiever, u leert op uw eigen tempo en op de momenten dat het u het beste uitkomt.

In totaal zijn er drie trainingen:

• Als gebruiker: 60 minuten
• Declareren: 15 minuten
• Inrichten systeem: 30 minuten

Deze tutorials zijn zeer gedetailleerd en worden permanent geüpdatet. Alle aanpassingen in HAMMOCK worden meteen in de tutorial bijgewerkt.

APP's voor op uw telefoon

HAMMOCK heeft een app beschikbaar voor Android en iOS (Apple).

Hierin heeft u toegang tot uw dossiers, kunt u tijd registreren en e-mails versturen.

Creëer uw eigen maatwerk

HAMMOCK kunt u geheel naar uw eigen wensen en voorkeuren inrichten. In de daarvoor bestemde tutorial leert u in 30 minuten op eenvoudige wijze hoe u dit kunt doen. Stap voor stap en begrijpelijk.

Voorbeelden van aanpassingen

• De partijen waar u mee werkt
• De standaard documentenstructuur
• Inrichting teksten op uw declaraties
• Standaard tarieven
• Betalingstermijnen
• etc.

Alle inkomende en uitgaande e-mails automatisch verwerkt

HAMMOCK verwerkt automatisch uw e-mails. 

E-mails worden niet alleen in uw inbox in Outlook automatisch per dossier in een aparte map opgeslagen, maar ook in HAMMOCK. In beide kunt u deze dus bekijken.

E-mails die u verzonden heeft kunt u ook automatisch laten verwijderen uit uw map ‘verzonden e-mails’ in Outlook als ze zijn opgeslagen in HAMMOCK. Als u voor die optie kiest is uw map ‘verzonden e-mails’ altijd leeg.

Dashboard met overzicht

Bij het openen van HAMMOCK komt u als eerste op de homepage.

De homepage geeft u direct inzicht in:

• Welke taken u moet uitvoeren
• Welke taken u heeft uitgezet aan andere gebruikers
• Alle dossiers die op uw naam staan

U heeft met andere woorden een snel en compleet overzicht.

Zet uw WORD-bestanden om naar PDF

U heeft een Word-bestand dat u als PDF-bestand wilt versturen. Of u wilt het als PDF én als Word-bestand versturen. Hiervoor heeft HAMMOCK de oplossing ‘DOC > PDF’ en ‘DOC > PDF + DOC’.

U selecteert het te verzenden Word-document, kiest de ontvangers en maakt de e-mail aan. Vervolgens voegt u de begeleidende tekst toe en kiest u of u het Word-bestand wilt omzetten naar een PDF-bestand. U hoeft met andere woorden uw bestanden dus niet eerst op te slaan of PDF-bestand.

Rechtenstructuur

U kunt de rechtenstructuur (wie heeft toegang tot welke gegevens) centraal instellen, maar ook per dossier.

HAMMOCK bevat de volgende groepen:

• Partner
• Advocaat
• Secretaresse
• Boekhouding
• Administrator

Door een gebruiker aan een groep te koppelen geeft u deze persoon de juiste rechten.

Een gebruiker kan bij het aanmaken van een dossier er ook voor kiezen om andere gebruikers of slechts geselecteerde gebruikers toegang te geven. Op deze manier kunnen bijvoorbeeld personeelsdossiers, inkoopcontracten maar ook privézaken worden bijgehouden in HAMMOCK zonder dat andere gebruikers hier toegang toe krijgen.

Maak uw eigen rapportages

Net zoals in Excel kunt u ook in HAMMOCK heel eenvoudig data sorteren en filteren. Zo kunt u heel snel zien wat er nog gefactureerd moet worden, openstaande declaraties en gerealiseerde omzet.

Nog niet tevreden? Exporteer uw gegevens simpelweg naar Excel en u kunt ze verder bewerken.

Uw opdrachtbevestigingen digitaal laten ondertekenen

HAMMOCK heeft Adobe geïntegreerd voor de opdrachtbevestigingen. Klanten krijgen een e-mail en kunnen via hun mobiele telefoon of op de vaste computer de opdrachtbevestiging ondertekenen. Uw cliënten vinden dit zeer prettig, het komt professioneel over en u heeft heel snel de getekende opdrachtbevestigingen retour.

Net als de rest van HAMMOCK werkt dit heel simpel. Selecteer degene die de opdrachtbevestiging gaat ondertekenen, maak de opdrachtbevestiging in Word (Word opent zich) en druk op de verzendknop in Word. De klant tekent de opdrachtbevestiging waarna zowel de klant als u deze ontvangen. HAMMOCK slaat de bevestiging vervolgens automatisch op. Simpeler en sneller is niet mogelijk.