software voor advocatenkantoren

Hoe logt u in bij HAMMOCK?

HAMMOCK maakt gebruik van Single Sign On. Bij het opstarten van uw computer start u OUTLOOK en daarmee automatisch ook HAMMOCK op.

We bieden de mogelijkheid voor twee factor authenticatie.

Vreemde valuta's

Met HAMMOCK heeft u de mogelijkheid om in verschillende valuta's uw declaraties op te stellen.

Dus u kunt uw cliënten declareren in EUR maar ook USD en in GBP.

Opbouwen dossier

Het dossier bevat de volgende onderdelen:

• Partijen
• Documenten
• Taken
• Tijdregistratie
• Financieel
• notities

Dossier kunnen worden aangemaakt door:

• Toevoegen
• Kopiëren bestaand dossier

Kies uw partijen

Elk kantoor heeft zijn eigen type partijen waarmee gecommuniceerd wordt.

Bij het inrichten van HAMMOCK kan door het kantoor aangegeven worden welke partijen toegevoegd worden. Denk hierbij aan deurwaarders, gerechtelijke instellingen, de wederpartij of diens advocaat.

Standaard zijn er twee partijen aanwezig, te weten cliënt en debiteur. Deze partijen worden door het systeem gebruikt voor het declareren.

Beschikbare documenten

De volgende documenten zijn aanwezig:

• Opdrachtbevestiging
• Brief
• Declaratieadvies
• Declaratie honorarium
• Declaratie prijsafspraak
• Declaratie voorschotnota
• Declaratie advies

Bij de intake bespreken we welke andere documenten voor u relevant zijn.

Standaardmodellenkunnen eenvoudig worden toegevoegd. Hierdoor zijn deze op uw eigen kennisbank voor alle gebruikers beschikbaar en werkt iedereen binnen uw kantoor met dezelfde documenten.

Bepaal uw eigen mappenstructuur

De mappenstructuur richt u naar eigen wens in.

Het is ook mogelijk om sub-mappen en sub-sub-mappen toe te voegen, te (her)noemen en te verwijderen.

Eenvoudig uw taken beheren

HAMMOCK heeft een uitgebreid takensysteem.

Taken kunt u aan uzelf of andere gebruikers toewijzen, aanvullen met bijlagen en ze agenderen.

Op uw persoonlijke dashboard worden de taken die u heeft uitgezet en de taken die aan u zijn toegewezen gesorteerd op datum weergegeven. Hierdoor heeft u alle taken overzichtelijk op één plaats.

Boek eenvoudig uw tijd

Tijd registreert u eenvoudig vanuit:

• het hoofdscherm
• het dossier
• de app voor uw mobiele telefoon

In tegenstelling tot veel andere programma’s is het niet nodig om een veelvoud van 6 minuten (ofwel 1/10e uur) te gebruiken; u kunt per minuut boeken.

De uren voert u op een natuurlijke manier in.

1 = 1 minuut
10 = 10 minuten
100 = 1:00 uur
120 = 1:20 uur

In het totale urenoverzicht kunt u eenvoudig uw geboekte tijd en het declarabele bedrag zien.

Declareren wordt bijna leuk

Leuker kunnen we het niet maken dus hebben we besloten dat het dan maar zo min mogelijk tijd mag kosten.

Binnen 30 seconden:

• stelt u de declaratie op
• verstuurt u deze
• ... en de declaratie is automatisch opgeslagen in het dossier

U selecteert het dossier en drukt op de knop [DEFINITIEF + VERSTUREN].
Er wordt vervolgens automatisch een nieuwe e-mail aangemaakt met daarin de declaratie en het e-mailadres van de ontvanger. U hoeft alleen nog maar op verzenden te drukken.

Soorten declaraties:

• Voorschotnota's
• Prijsafspraak
• Honorarium
• Creditnota
• Creditnota met rollback
• Toevoegingen
• Verschotten

Elk dossier kan een afwijkende naam op de declaratie krijgen. Dit kan gebruikt worden wanneer bijvoorbeeld niet bekend mag worden bij de crediteurenadministratie dat er een overname in voorbereiding is of dat er een ontslagdossier voor een medewerker wordt opgebouwd.

Volledig administratiepakket

HAMMOCK kunt u koppelen met elk willekeurig boekhoudpakket. Hiervoor stellen we de benodigde API's beschikbaar.

Met Informer hebben we een intensieve samenwerking. De benodigde koppelingen zijn beschikbaar.

Verkooptarieven invoeren in HAMMOCK

Binnen HAMMOCK kunt u per dossier kiezen voor:

• Een standaard tarief voor het dossier
• Aan elke gebruiker die in het dossier werkt een verkooptarief invoeren

Online tutorials

Met onze tutorials leert u om HAMMOCK binnen één uur te gebruiken.

Voordat u begint, volgt u de tutorial. Hierna kent u alle ins en outs van het systeem. En als er iets niet duidelijk is dan kunt u de tutorial eenvoudig nog een keer bekijken of pauzeren. Het gebruik van tutorials is voor de meeste mensen daardoor effectiever, u leert op uw eigen tempo en op de momenten dat het u het beste uitkomt.

In totaal zijn er drie trainingen:

• Als gebruiker: 90 minuten
• Declareren: 60 minuten
• Admin / beheer: 60 minuten

Deze tutorials zijn zeer gedetailleerd en worden permanent geüpdatet. Alle aanpassingen in HAMMOCK worden meteen in de tutorial bijgewerkt.

Creëer uw eigen maatwerk

HAMMOCK kunt u geheel naar uw eigen wensen en voorkeuren inrichten. In de daarvoor bestemde tutorial leert u in 30 minuten op eenvoudige wijze hoe u dit kunt doen. Stap voor stap en begrijpelijk.

Voorbeelden van aanpassingen

• De partijen waar u mee werkt
• De standaard documentenstructuur
• Inrichting teksten op uw declaraties
• Standaard tarieven
• Betalingstermijnen
• etc.

Alle inkomende en uitgaande e-mails automatisch verwerkt

HAMMOCK verwerkt automatisch uw e-mails. 

E-mails worden niet alleen in uw inbox in Outlook automatisch per dossier in een aparte map opgeslagen, maar ook in HAMMOCK. In beide kunt u deze dus bekijken.

E-mails die u verzonden heeft kunt u ook automatisch laten verwijderen uit uw map ‘verzonden e-mails’ in Outlook als ze zijn opgeslagen in HAMMOCK. Als u voor die optie kiest is uw map ‘verzonden e-mails’ altijd leeg.

Dashboard met overzicht

Bij het openen van HAMMOCK komt u als eerste op de homepage.

De homepage geeft u direct inzicht in:

• Welke taken u moet uitvoeren
• Welke taken u heeft uitgezet aan andere gebruikers
• Alle dossiers die op uw naam staan

U heeft met andere woorden een snel en compleet overzicht.

Zet uw WORD-bestanden om naar PDF

U heeft een Word-bestand dat u als PDF-bestand wilt versturen. Of u wilt het als PDF én als Word-bestand versturen. Hiervoor heeft HAMMOCK de oplossing ‘DOC > PDF’ en ‘DOC > PDF + DOC’.

U selecteert het te verzenden Word-document, kiest de ontvangers en maakt de e-mail aan. Vervolgens voegt u de begeleidende tekst toe en kiest u of u het Word-bestand wilt omzetten naar een PDF-bestand. U hoeft met andere woorden uw bestanden dus niet eerst op te slaan of PDF-bestand.

Maak uw eigen rapportages

Net zoals in Excel kunt u ook in HAMMOCK heel eenvoudig data sorteren en filteren. Zo kunt u heel snel zien wat er nog gefactureerd moet worden, openstaande declaraties en gerealiseerde omzet.

Nog niet tevreden? Exporteer uw gegevens simpelweg naar Excel en u kunt ze verder bewerken.

Apple en Windows

Met HAMMOCK kunt u werken via een Apple-computer en via een Windows-computer.

HAMMOCK is volledig geïntegreerd met ZIVVER. Hierdoor kunt u eenvoudig en veilig e-mailen met de rechtbank, advocaten en uw cliënten/